Kebijakan Privasi

Siapa kami & peran kami

SyBox adalah platform perpesanan bisnis yang memungkinkan tim mengelola percakapan WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram Direct, SMS, email, dan percakapan internal dari satu kotak masuk bersama. Dalam kebijakan ini, “SyBox”, “kami”, dan “kita” merujuk pada SMART SOUQ, perusahaan yang diidentifikasi di atas.

Peran kami bergantung pada datanya:

• Sebagai pengendali (controller) — untuk akun bisnis yang berlangganan SyBox dan anggota tim yang masuk (detail pendaftaran dan bagaimana mereka menggunakan produk).
• Sebagai pemroses (processor) — untuk konten percakapan dan kontak yang dikirim serta diterima oleh pelanggan kami melalui saluran terhubung mereka sendiri. Kami memproses data tersebut berdasarkan instruksi mereka; setiap pelanggan adalah pengendali atas pesan-pesan di ruang kerja mereka.

Informasi yang kami kumpulkan

Kami hanya mengumpulkan apa yang diperlukan untuk menjalankan layanan, menjaga keamanannya, dan memenuhi kewajiban hukum kami.

Akun & profil

Nama tampilan, alamat email, nomor telepon, kata sandi yang di-hash dengan aman, avatar opsional, preferensi bahasa, dan pengaturan peran atau izin.

Penagihan & pembayaran

Ketika suatu ruang kerja membeli langganan atau add-on, kami menyimpan catatan pesanan: apa yang dibeli, jumlah, mata uang dan tanggal, siapa di ruang kerja yang membuat pesanan, dan apa yang dilaporkan kembali oleh penyedia pembayaran tentang pembayaran tersebut, seperti nama pembayar, alamat email, serta merek dan empat digit terakhir metode pembayaran. Detail kartu dan dompet digital dimasukkan pada halaman checkout penyedia pembayaran itu sendiri dan tidak pernah sampai ke server kami. Jika penyedia memerlukannya untuk membuka proses checkout-nya, kami meneruskan nama pembeli dan alamat email ruang kerja. Pembelian yang dilakukan melalui checkout Paddle kami diproses oleh Paddle.com, reseller daring kami dan Merchant of Record, yang mengumpulkan detail penagihan yang diperlukannya berdasarkan pemberitahuan privasinya sendiri.

Data perpesanan bisnis

Untuk mengoperasikan saluran yang terhubung, kami menerima dan menyimpan pesan, media, status pengiriman, cap waktu (timestamp), dan pengidentifikasi kontak (seperti nomor telepon dan nama profil) yang mengalir melaluinya — termasuk melalui WhatsApp Business Platform. Data ini milik ruang kerja pelanggan dan diproses atas nama mereka.

Data akun terhubung & integrasi

Jika pelanggan menghubungkan suatu integrasi, kami hanya mengakses data yang dibutuhkan fitur tersebut, dan hanya dengan izin eksplisit dari pelanggan, yang dapat dicabut kapan saja. Cara kami menangani data Google — mengimpor Google Contacts dan masuk dengan Google — dijelaskan di bagian Google API & masuk dengan Google di bawah ini.

Data teknis & penggunaan

Data teknis terbatas untuk pengoperasian yang aman: alamat IP dan perkiraan negara yang diturunkan darinya, jenis browser dan perangkat, catatan sesi dan login, peristiwa keamanan (seperti upaya login yang gagal), dan log diagnostik.

Kami menggunakan alamat IP Anda dan negara yang disimpulkan darinya untuk memberi Anda pengalaman yang lebih baik — misalnya memilih bahasa bawaan yang sesuai — untuk menerapkan aturan yang berlaku di wilayah Anda, dan untuk membantu menjaga keamanan layanan. Kami menggunakannya hanya untuk perkiraan negara, bukan untuk menentukan lokasi presisi Anda.

Cara kami menggunakan informasi

• Menyediakan, memelihara, dan meningkatkan layanan SyBox beserta fitur-fiturnya.
• Mengautentikasi pengguna, menegakkan izin, dan menjaga ruang kerja tetap terpisah dan aman.
• Mengirim dan menerima pesan di saluran yang telah dihubungkan oleh pelanggan.
• Menyampaikan komunikasi operasional, seperti kode verifikasi dan pemberitahuan akun.
• Mendeteksi, mencegah, dan menyelidiki penipuan, penyalahgunaan, dan insiden keamanan.
• Mematuhi hukum yang berlaku dan ketentuan platform yang kami hubungkan.

Fitur AI

Beberapa fitur SyBox menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk membuat percakapan lebih mudah ditangani: mengubah pesan suara menjadi teks, menerjemahkan pesan ke dalam bahasa pembaca, membaca tangkapan layar dukungan, dan mengukur sentimen pelanggan.

• Model-model tersebut adalah milik kami dan berjalan di server kami sendiri. Konten yang diproses oleh fitur-fitur ini tidak dikirim ke penyedia AI pihak ketiga, tidak digunakan untuk melatih model pihak lain, dan tidak dibagikan untuk tujuan tersebut.
• Fitur ini bersifat opsional, dan nonaktif hingga dinyalakan. Setiap fitur AI merupakan pengaturan terpisah yang diaktifkan oleh administrator ruang kerja, dan dapat dimatikan kembali kapan saja dari pengaturan ruang kerja — setelah itu fitur akan berhenti memproses apa pun.

WhatsApp Business Platform & Meta

SyBox terintegrasi dengan WhatsApp Business Platform yang disediakan oleh Meta sehingga pelanggan dapat mengirim pesan ke kontak mereka sendiri. Ketika pelanggan menghubungkan nomor WhatsApp Business:

• Kami menerima pesan masuk melalui webhook yang aman dan mengirim pesan keluar melalui Cloud API Meta, menggunakan kredensial yang diotorisasi oleh pelanggan.
• Kami menyimpan dan merutekan data berdasarkan Akun WhatsApp Business dan pengidentifikasi nomor telepon sehingga muncul di ruang kerja yang benar.
• Kami menangani data ini sesuai dengan ketentuan Platform Meta, Kebijakan Perpesanan WhatsApp Business, dan hukum yang berlaku, semata-mata untuk menyediakan layanan kepada pelanggan.

Penanganan data tersebut oleh Meta sendiri diatur oleh ketentuan dan kebijakan privasinya di whatsapp.com/legal/business-policy.

Halaman Facebook & Pesan Instagram

SyBox juga terintegrasi dengan Messenger Platform Meta dan Instagram Messaging API sehingga pelanggan dapat menangani percakapan Halaman Facebook dan Instagram Direct mereka di kotak masuk bersama yang sama. Ketika pelanggan menghubungkan Halaman Facebook atau akun profesional Instagram:

• Kami menerima pesan masuk Messenger dan Instagram Direct melalui webhook yang aman dan mengirim balasan melalui Graph API Meta, menggunakan kredensial yang diotorisasi oleh pelanggan.
• Untuk menampilkan percakapan dengan benar di kotak masuk tim, kami meminta Akses Profil Pengguna Aset Bisnis (Business Asset User Profile Access). Ini memungkinkan kami mengambil nama dan gambar profil orang yang mengirim pesan ke Halaman atau akun Instagram, sehingga agen dapat mengidentifikasi pelanggan yang sedang mereka ajak bicara. Data profil ini ditampilkan hanya di dalam ruang kerja pelanggan itu sendiri dan tidak pernah digunakan untuk tujuan lain apa pun.
• Kami menyimpan data profil ini hanya selama diperlukan untuk menampilkan percakapan, dan kami menanganinya sesuai dengan Ketentuan Platform Meta dan hukum yang berlaku.

Penanganan data tersebut oleh Meta sendiri diatur oleh ketentuan dan kebijakan privasinya di facebook.com/privacy/policy.

Google API & masuk dengan Google

Beberapa fitur opsional terhubung ke Google: mengimpor kontak dari Google Contacts, dan masuk dengan akun Google. Pelanggan mengaktifkannya secara eksplisit dan dapat memutuskannya kapan saja.

• Kami hanya meminta cakupan (scopes) Google paling minimal yang diperlukan oleh setiap fitur, dan hanya setelah pelanggan mengotorisasinya.
• Penggunaan Terbatas (Limited Use). Penggunaan dan transfer informasi yang diterima dari Google API oleh SyBox mematuhi Kebijakan Data Pengguna Layanan Google API, termasuk persyaratan Penggunaan Terbatasnya. Kami menggunakan data Google Contacts semata-mata untuk mengimpor kontak ke dalam ruang kerja pelanggan, tidak pernah untuk periklanan, dan kami tidak pernah menjualnya atau mentransfernya kepada pihak lain mana pun.
• Fitur masuk dengan Google hanya digunakan untuk mengautentikasi pengguna; kami menerima profil dasar (nama dan email) untuk mengidentifikasi akun, dan tidak lebih dari itu.

Dasar hukum

Jika GDPR atau hukum serupa berlaku, kami mengandalkan: kontrak (untuk menyediakan layanan), kepentingan yang sah (untuk mengamankan dan meningkatkan platform, diimbangi dengan hak-hak Anda), persetujuan (untuk integrasi opsional yang Anda aktifkan, yang dapat Anda cabut), dan kewajiban hukum. Untuk data yang kami proses atas nama pelanggan, pelanggan tersebut bertanggung jawab untuk memiliki dasar hukum yang sah atas pesan yang mereka kirim dan terima.

Cookie

Kami menggunakan sejumlah kecil cookie pihak pertama dan penyimpanan browser lokal yang sangat diperlukan untuk menjalankan aplikasi — misalnya untuk menjaga Anda tetap masuk, mengingat preferensi bahasa Anda (cookie langCode), dan mengingat tema antarmuka Anda.

Pada situs web pemasaran publik kami saja (smartsybox.com) — dan tidak pernah di dalam ruang kerja SyBox, kotak masuk, atau aplikasi, tempat data Anda dan data pelanggan Anda ditangani — kami menggunakan Google Analytics (layanan Google), dan Meta Pixel (layanan Meta/Facebook), untuk memahami bagaimana pengunjung menemukan dan menggunakan situs. Layanan ini menyetel cookie-nya sendiri (seperti _ga) dan mengumpulkan data penggunaan seperti halaman yang dilihat dan perkiraan lokasi yang diturunkan dari alamat IP Anda. Bagi pengunjung di Eropa, kami meminta persetujuan Anda melalui spanduk cookie sebelum cookie Google Analytics apa pun disetel, dan kami mengingat pilihan Anda; di wilayah lain, layanan ini dimuat tanpa spanduk. Anda dapat menolak kapan saja melalui pengaturan browser Anda atau add-on browser penyisihan Google. Kami tidak menggunakan cookie periklanan, dan kami tidak menjalankan analitik atau pelacakan lintas-situs di dalam ruang kerja. Menghapus cookie di browser Anda akan mengeluarkan Anda dari akun.

Cara kami membagikan informasi

• Penyedia platform & perpesanan — Meta (untuk WhatsApp, Facebook Messenger, dan Instagram) serta penyedia SMS atau email yang dikonfigurasi pelanggan, untuk menyampaikan pesan di saluran yang terhubung dengan pelanggan.
• Penyedia infrastruktur — vendor hosting terverifikasi yang menyimpan dan memproses data sesuai instruksi kami berdasarkan komitmen kerahasiaan dan perlindungan data.
• Integrasi yang Anda aktifkan — seperti Google, hanya sejauh yang diperlukan untuk fitur yang Anda aktifkan.
• Penyedia pembayaran — Paddle.com (reseller daring kami dan Merchant of Record untuk pesanan yang dilakukan melalui proses checkout-nya) dan penyedia pembayaran lain yang ditawarkan ke ruang kerja Anda, untuk memproses pembayaran, pajak, faktur, dan pengembalian dana.
• Hukum & keselamatan — jika diwajibkan oleh hukum atau untuk melindungi hak dan keselamatan SyBox, pelanggan kami, atau publik.
• Pengalihan bisnis — sehubungan dengan merger, akuisisi, atau penjualan aset, tunduk pada kebijakan ini.

Kami tidak menjual atau menyewakan informasi pribadi kepada pihak ketiga.

Transfer internasional

SyBox dan penyedia kami dapat memproses data di negara selain tempat Anda berada. Ketika kami mentransfer data pribadi lintas batas negara, kami menggunakan perlindungan yang sesuai — seperti klausul kontrak standar atau mekanisme hukum setara — untuk melindunginya.

Retensi data

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan dalam kebijakan ini. Data akun disimpan selama akun aktif. Data percakapan dan kontak tetap berada di bawah kendali pelanggan dan dihapus ketika pelanggan menghapusnya atau menutup ruang kerja, dengan tunduk pada periode pencadangan singkat dan retensi hukum. Log keamanan dan diagnostik disimpan untuk jangka waktu terbatas lalu dihapus atau diagregasikan.

Cara kami melindungi informasi

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasional yang sesuai dengan risikonya, termasuk enkripsi saat transit, kata sandi yang di-hash, isolasi data per ruang kerja, verifikasi permintaan bertanda tangan (signed-request) untuk webhook platform, kontrol akses dan cakupan izin, pencabutan sesi, dan pemantauan aktivitas mencurigakan. Tidak ada metode yang sepenuhnya aman, tetapi kami terus berupaya melindungi data Anda dan merespons insiden dengan cepat.

Hak-hak Anda

Tergantung pada tempat tinggal Anda, Anda mungkin memiliki hak untuk mengakses, memperbaiki, menghapus, atau menerima salinan data pribadi Anda, menolak atau membatasi pemrosesan tertentu, dan mencabut persetujuan. Anda juga dapat mengajukan keluhan ke otoritas perlindungan data. Untuk menggunakan hak-hak ini, hubungi kami di privacy@smartsybox.com. Kami merespons dalam jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum. Untuk menghapus data Anda, lihat panduan Penghapusan Data kami.

Pengguna akhir pelanggan kami

Jika Anda adalah individu yang mengirim pesan ke bisnis yang menggunakan SyBox, bisnis tersebut adalah pengendali atas percakapan Anda dan kami memprosesnya atas nama mereka. Silakan ajukan permintaan untuk mengakses atau menghapus data Anda ke bisnis tempat Anda berkomunikasi; kami akan mendukung mereka dalam memenuhi permintaan Anda.

Privasi anak-anak

SyBox adalah alat bisnis dan tidak ditujukan untuk anak-anak. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak-anak di bawah usia yang disyaratkan oleh hukum setempat. Jika Anda yakin bahwa seorang anak telah memberikan data pribadi kepada kami, hubungi kami dan kami akan menghapusnya.

Perubahan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini untuk mencerminkan perubahan pada layanan atau hukum. Ketika kami membuat perubahan penting, kami memperbarui tanggal “Terakhir diperbarui” di atas dan, jika relevan, memberi tahu Anda. Melanjutkan penggunaan SyBox setelah pembaruan berarti Anda menerima kebijakan yang direvisi.

Hubungi kami

Untuk pertanyaan apa pun tentang kebijakan ini atau data pribadi Anda, atau untuk menggunakan hak Anda, hubungi kami di:

Lihat juga: Ketentuan Layanan · Kebijakan Pengembalian Dana · Penghapusan Data · Aksesibilitas