Permissions

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Où : Paramètres > Équipe et clients > Permissions

À quoi ça sert : les permissions déterminent ce qu'un utilisateur peut faire dans SyBox, et la portée d'accès détermine ce qu'il peut voir. Vous réglez les deux pour chaque utilisateur dans Paramètres > Utilisateurs, lors de sa création ou de sa modification.

Qui peut les modifier : les utilisateurs ayant la permission « Gérer les utilisateurs ». L'administrateur principal de l'organisation dispose toujours de toutes les permissions.

Modifier les droits d'un utilisateur

  1. Ouvrez Paramètres et allez dans Utilisateurs.
  2. Cliquez sur Modifier (le crayon) sur la carte de l'utilisateur.
  3. Sous « permissions », cochez les actions autorisées et décochez celles qui sont interdites. « Tout sélectionner » coche toutes les cases de la section.
    The Edit user window: the permissions, each ticked on its own, and "Select all" for a whole section
  4. Sous « Portée d'accès », choisissez « Tous », « Uniquement » ou « Sauf » pour chaque portée, puis cochez les éléments.
  5. Cliquez sur « Enregistrer ». La page de l'utilisateur s'actualise automatiquement et les changements s'appliquent immédiatement.

Permissions Paramètres (gestion de l'organisation)

  • Gérer les numéros WhatsApp : connecter et gérer vos canaux (numéros WhatsApp, pages Facebook et Instagram, bots Telegram), modèles de messages, liaisons ERP, webhooks et autres intégrations.
  • Gérer les passerelles SMS : configurer les services utilisés pour envoyer des SMS.
  • Gérer les passerelles e-mail : configurer les comptes e-mail utilisés pour envoyer et recevoir des e-mails.
  • Gérer les paramètres de l'organisation : modifier les informations et réglages de l'organisation, gérer les Départements, Contacts, paramètres CRM, automatisations et options d'IA.
  • Gérer les utilisateurs : accéder à cet écran Utilisateurs, ajouter, modifier, désactiver et supprimer des utilisateurs, et définir leurs permissions.
  • Gérer les étiquettes : créer, modifier et supprimer des étiquettes dans Paramètres > Étiquettes.
  • Gérer les réponses rapides : créer, modifier et supprimer des réponses rapides dans Paramètres > Réponses rapides.
  • Gérer les produits : modifier le nom et l'image d'un produit dans le catalogue produits.
  • Voir les liens de conversation : consulter les liens d'accès aux conversations.
  • Gérer les liens de conversation : créer et modifier les liens d'accès aux conversations.
  • Voir les statistiques : accéder au tableau de bord des statistiques (volume d'échanges, temps de réponse, etc.).
  • Voir le rapport financier : consulter les rapports de paiement et financiers. C'est volontairement séparé des statistiques, pour permettre de suivre les temps de réponse sans voir les montants payés par les clients.

Permissions Boîte de réception (travail dans les conversations)

  • Lire les messages internes : voir les messages internes échangés par l'équipe.
  • Voir les messages e-mail : voir les conversations par e-mail.
  • Voir les messages de l'organisation : voir les conversations avec d'autres organisations SyBox.
  • Voir les conversations attribuées à d'autres : voir les conversations assignées à un collègue.
  • Voir les conversations non attribuées : voir les conversations qui ne sont attribuées à personne.
  • Voir qui a lu les messages : voir quels collègues ont lu un message.
  • Envoyer au contact : répondre aux clients.
  • Envoyer un e-mail : envoyer des réponses par e-mail.
  • Écrire à une autre organisation : envoyer un message à une autre organisation SyBox au nom de votre entreprise.
  • Envoyer des médias : envoyer des images, des fichiers, des notes vocales et d'autres pièces jointes.
  • Envoyer un modèle : envoyer des modèles de messages WhatsApp. Requis également pour les Diffusions.
  • Message interne : écrire des messages internes à l'équipe.
  • Réactions : réagir aux messages avec des émojis.
  • Mentionner des utilisateurs : mentionner des collègues avec @.
  • Mentionner tout le monde (@all) : mentionner toute l'équipe d'un coup.
  • Marquer d'une étoile : marquer des messages avec une étoile.
  • Épingler : épingler des conversations ou des messages.
  • Ajouter une note : ajouter des notes internes.
  • Archiver la conversation : archiver une conversation.
  • Archiver temporairement la conversation : archiver une conversation pour une durée définie.
  • Bloquer le contact : bloquer un client.
  • Marquer le contact comme spam : signaler un client comme spam.
  • Modifier le contact : modifier les informations d'un client.
  • Modifier l'image du contact : changer la photo d'un client.
  • Attribuer des étiquettes au contact : ajouter ou retirer des étiquettes sur un client ou une conversation.
  • Voir les étiquettes : voir les étiquettes sur les conversations et filtrer par étiquette.
  • Voir les réponses rapides : utiliser les réponses rapides dans le champ de saisie en tapant « / ».
  • Voir les rappels : voir les rappels.
  • Gérer les rappels : créer et modifier des rappels.
  • Envoi automatique : planifier des messages envoyés automatiquement plus tard.
  • Attribuer les conversations : assigner une conversation à un collègue, ou la réassigner.
  • Présence / collision : voir quand un collègue est sur la même conversation en même temps.
  • CRM, Réclamations, Suivis, Discussions, Fiches : accéder à chacune de ces sections du CRM. Chaque section a sa propre case à cocher.
  • Publicités : voir le panneau publicitaire (ce que chaque campagne a rapporté). Séparé du CRM pour éviter que les agents ne voient les dépenses publicitaires.
  • Afficher le numéro du contact : voir le vrai numéro de téléphone du client. Si décoché, le numéro lui est masqué. Le répertoire des contacts nécessite aussi cette permission.
  • Voir le répertoire des contacts : parcourir et rechercher dans le répertoire des contacts.
  • Supprimer un message de contact, Supprimer un message interne, Supprimer une conversation : ces trois actions sont irréversibles. Elles apparaissent avec une couleur d'avertissement en bas de liste. Ne les accordez qu'aux personnes de confiance.

Portée d'accès (ce qu'un utilisateur peut voir)

La section « Portée d'accès » permet de restreindre ce que cet utilisateur voit. Par défaut, tout est visible. Chaque portée propose trois boutons :

  • « Tous » : aucune restriction.
  • « Uniquement » : l'utilisateur accède seulement aux éléments cochés.
  • « Sauf » : l'utilisateur a accès à tout sauf aux éléments cochés.

Lorsque vous choisissez « Uniquement » ou « Sauf », une liste apparaît. Cochez au moins un élément. Si rien n'est coché, l'enregistrement affiche « [nom de la portée] — Sélectionnez au moins un élément, ou rétablissez sur Tous ».

Les portées sont les suivantes :

  • Départements : les départements dont cet utilisateur peut voir les conversations et les clients.
  • Départements qu'il peut assigner : les départements dans lesquels cet utilisateur peut classer un client. Indépendant de ce qu'il peut voir.
  • Pays visibles : les pays des numéros clients que cet utilisateur a le droit de voir. Le pays est déterminé par l'indicatif téléphonique. Utilisez le champ « Rechercher country » pour trouver un pays rapidement.
  • Canaux (lecture) : les canaux (numéros WhatsApp, pages, bots, etc.) dont cet utilisateur peut voir les conversations.
  • Canaux (envoi) : les canaux depuis lesquels cet utilisateur a le droit d'envoyer des messages.
  • Réponses rapides : les réponses rapides que cet utilisateur est autorisé à utiliser.

Si une liste affiche « Rien à choisir. », aucun élément de ce type n'existe encore. Par exemple, vous n'avez pas encore créé de département.

Comment empêcher un utilisateur de voir les numéros de téléphone des clients ?

Modifiez l'utilisateur et décochez « Afficher le numéro du contact ». Le numéro sera masqué partout pour cet utilisateur, y compris dans le répertoire des contacts.

Un utilisateur peut-il voir les temps de réponse sans voir les paiements ?

Oui. Cochez « Voir les statistiques » et laissez « Voir le rapport financier » décoché. Les deux permissions sont volontairement distinctes.

Quelles permissions permettent de supprimer des éléments ?

« Supprimer un message de contact », « Supprimer un message interne » et « Supprimer une conversation ». Elles sont définitives et s'affichent avec une couleur d'avertissement en bas de liste. Ne les donnez qu'à des personnes de confiance.

Comment autoriser un utilisateur à envoyer des messages depuis un seul numéro ?

Modifiez l'utilisateur. Sous « Portée d'accès », à côté de « Canaux (envoi) », cliquez sur « Uniquement », cochez ce numéro, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Puis-je donner à un utilisateur les mêmes permissions qu'à un autre ?

Oui. Dans sa fiche, ouvrez « Copier les autorisations de » et choisissez le collègue. Vérifiez les cases cochées, puis cliquez sur « Enregistrer ».