Schnelle Antworten
Aktualisiert am
Wo: Einstellungen > Team und Kunden > Schnelle Antworten
Wofür es da ist:
Schnellantworten sind gespeicherte Textbausteine, die Ihr Team mit einem /-Kürzel versendet. In einer Unterhaltung tippt man einfach "/" in das Eingabefeld und wählt eine Antwort aus. Eine Schnellantwort kann auch ein Follow-up planen: eine Erinnerung an Sie selbst oder eine Nachricht, die später automatisch verschickt wird.
Wer Zugriff hat:
Benutzer mit der Berechtigung "Schnellantworten verwalten".
Was Sie in der Liste sehen:
Jede Antwort zeigt ihren Titel (oder ihr Kürzel), das Kürzel, den Beginn der Nachricht sowie den Hinweis "Erinnere mich" oder "Automatisch senden", falls ein Follow-up hinterlegt ist.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Schnelle Antworten.
- Klicken Sie auf "Neue schnelle Antwort".
- Geben Sie eine "Verknüpfung" ein, zum Beispiel "Stunden" oder "/Stunden". Sie können das "/" mit eingeben oder weglassen.
- Optional: Geben Sie einen "Titel" ein, damit die Antwort in der Liste leicht wiederzuerkennen ist.
- Verfassen Sie die "Nachricht". Sie können folgende Platzhalter verwenden, die beim Einfügen automatisch ausgefüllt werden:
- {name} wird zum Namen des Kunden
- {agent} wird zum Namen des antwortenden Mitarbeiters
- {company} wird zum Namen Ihres Unternehmens
- Wählen Sie eine "Nachverfolgung":
- "Keine": Kein Follow-up.
- "Erinnere mich": SyBox erinnert den Mitarbeiter nach der festgelegten Stundenzahl.
- "Automatisch senden": SyBox sendet dem Kunden nach der festgelegten Stundenzahl automatisch eine Nachricht.
- Wenn Sie "Erinnere mich" oder "Automatisch senden" gewählt haben, geben Sie die "Stunden nach dem Senden" an (von 1 bis 8760, was einem Jahr entspricht).
- Wenn Sie "Automatisch senden" gewählt haben, verfassen Sie die zu sendende "Nachricht". Über das Büroklammer-Symbol können Sie auch eine Datei anhängen und über das X wieder entfernen. Handelt es sich um eine Audiodatei, wird das Textfeld ausgeblendet, da Audiodateien keinen Text enthalten können.
- Klicken Sie auf "Speichern".
Das Follow-up wird erst aktiv, wenn die Schnellantwort tatsächlich in einer Unterhaltung versendet wird. Wird sie nur ausgewählt, aber nicht abgeschickt, wird auch nichts geplant.
Regeln und Meldungen, die Sie sehen könnten:
- "Unvollständige Daten" bedeutet:
- Das Kürzel oder die Nachricht ist leer
- Die Stundenzahl liegt nicht zwischen 1 und 8760
- Bei "Automatisch senden" fehlt sowohl Text als auch Datei
- Klicken Sie auf den Stift (Bearbeiten) bei der Antwort.
- Passen Sie die Daten an und klicken Sie auf "Speichern".
- Klicken Sie auf den Papierkorb (Löschen) bei der Antwort.
- Bestätigen Sie "Diese schnelle Antwort löschen?".
Wie verwende ich eine Schnellantwort in einer Unterhaltung?
Tippen Sie im Nachrichtenfeld "/" gefolgt vom Kürzel ein, oder tippen Sie nur "/", um die Liste zu öffnen und die gewünschte Antwort auszuwählen.
Ein Mitarbeiter tippt "/" ein, sieht aber keine Schnellantworten.
Er benötigt die Berechtigung "Schnellantworten anzeigen". Prüfen Sie außerdem den Zugriffsbereich "Schnelle Antworten" in seinen Benutzereinstellungen. Dieser könnte die Auswahl einschränken oder ganz sperren.
Können bestimmte Schnellantworten nur für bestimmte Benutzer freigegeben werden?
Ja. Bearbeiten Sie den Benutzer unter Einstellungen > Benutzer, stellen Sie den Zugriffsbereich für "Schnelle Antworten" auf "Nur" oder "Außer" und wählen Sie die entsprechenden Antworten aus.
Wie sende ich einem Kunden einen Tag später automatisch eine Nachricht?
Erstellen Sie eine Schnellantwort mit der Nachverfolgung "Automatisch senden", setzen Sie "Stunden nach dem Senden" auf 24 und tragen Sie den Text ein. Sobald ein Mitarbeiter diese Schnellantwort versendet, geht das Follow-up 24 Stunden später automatisch raus.