Cómo establecer un número máximo de conversaciones para un usuario

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En SyBox, esto se hace en Configuración > Equipo y clientes > Usuarios. El máximo es un objetivo: cada usuario puede atender un número determinado de conversaciones y solo obtiene más cuando un responsable lo aumenta. Al agregar el usuario, escribe el número en "Máximo inicial" ("Déjalo vacío para no poner máximo. La primera respuesta de cada conversación cuenta como una."). Para ver cuánto lleva usado, abre el usuario con Editar: verás "Conversaciones usadas:" y "Quedan:". Para darle…

  • El máximo es un objetivo: cada usuario puede atender un número determinado de conversaciones y solo obtiene más cuando un responsable lo aumenta.
  • Al agregar el usuario, escribe el número en "Máximo inicial" ("Déjalo vacío para no poner máximo. La primera respuesta de cada conversación cuenta como una.").
  • Para ver cuánto lleva usado, abre el usuario con Editar: verás "Conversaciones usadas:" y "Quedan:".
  • Para darle más, haz clic en "Aumentar el máximo". Una pequeña tarjeta pregunta "¿Cuántas conversaciones quieres añadir?"; escribe el número y confirma. "Cambios del máximo" muestra quién lo aumentó, en cuánto y cuándo.

Cómo se cuenta:

- La primera respuesta del usuario en una conversación cuenta como una. Sus respuestas posteriores en esa misma conversación, y las conversaciones en las que ya había escrito antes, no cuentan. Las notas internas, las reacciones y los chats con compañeros nunca cuentan.

- Cuenta en todos los canales, y también para "Responder con IA", los reenvíos y los mensajes programados que envíe ese usuario.

- "Hecho" y "Asignarme" cuentan igual que una respuesta: no cuentan en una conversación en la que el usuario ya escribió (o que ya se le contó), y cuentan una de su máximo en cualquier otra, aunque nunca le escriba al cliente. Esto incluye "Hecho" y "Asignarme" en varias conversaciones a la vez desde "Seleccionar".

- Al llegar al máximo, el usuario puede seguir respondiendo, cerrando y tomando las conversaciones en las que ya escribió. En una conversación nueva para él, el cuadro de mensaje se reemplaza por "Llegaste a tu máximo de conversaciones. Pide a tu responsable que lo aumente." y no puede marcarla como Hecho ni asignarla, ni a sí mismo ni a un compañero. Tampoco puede iniciar un chat nuevo. Quitar una asignación sigue estando permitido.

- Un usuario con un máximo no puede iniciar campañas de difusión.

- El administrador del espacio de trabajo no tiene máximo y recibe un aviso cuando un usuario está cerca de su máximo y cuando lo alcanza.

- Solo un responsable puede aumentar un máximo: nunca el suyo propio ni el del administrador.

- "Bloquear a los usuarios sin máximo definido", en Configuración > Espacio de trabajo > Funcionalidades, trata a un usuario sin máximo como si tuviera 0, de modo que todos necesitan uno para responder a conversaciones nuevas.

Preguntas

¿Cómo agrego un nuevo agente?

Ve a Configuración > Usuarios y haz clic en "Agregar usuario". Introduce un nombre y una contraseña de al menos 4 caracteres, marca sus permisos y haz clic en "Guardar". Iniciará sesión con ese nombre y contraseña.

¿Cómo limito a un usuario a un solo departamento?

Edita el usuario. En "Alcance del acceso", junto a "Departamentos", haz clic en "Sólo", marca el departamento y haz clic en "Guardar". Si también debe asignar clientes solo a ese departamento, configura "Departamentos que puede asignar" de la misma manera.

¿Cómo evito que un agente vea los números de teléfono de los clientes?

Edita el usuario, desmarca "Mostrar el número del contacto" en la sección Bandeja de entrada y haz clic en "Guardar".

¿Cómo hago para que un agente vea solo sus propias conversaciones?

Edita el usuario. Desmarca "Ver conversaciones asignadas a otros", y desmarca también "Ver conversaciones sin asignar" si así lo deseas. Luego haz clic en "Guardar".

¿Cómo limito a un agente a un único número de WhatsApp?

Edita el usuario. En "Alcance del acceso", establece "Canales (lectura)" en "Sólo" y marca ese número. Configura "Canales (envío)" de la misma forma si solo debe enviar desde él. Luego haz clic en "Guardar".

Un empleado se ha ido. ¿Debo eliminarlo o deshabilitarlo?

Deshabilítalo si podrías necesitarlo de nuevo. Su sesión se cerrará de inmediato y no podrá entrar. Elimínalo si no va a volver. La eliminación no se puede deshacer.

Asigné nuevos permisos a un usuario pero no ve los cambios.

Su pantalla abierta se actualiza automáticamente cuando cambian los permisos. Si estaba desconectado, el cambio se aplicará la próxima vez que use SyBox.

No encuentro al administrador principal en la lista.

Solo el administrador principal puede ver y editar su propia tarjeta. Los demás administradores no la ven.

¿Por qué no puedo eliminarme ni deshabilitarme a mí mismo?

Esto evita que te quedes sin acceso por error. Pídele a otro usuario con el permiso "Administrar usuarios" que lo haga.

¿Puedo darle a un usuario los mismos permisos que a otro?

Sí. En el formulario de usuario, usa "Copiar permisos de", revisa las casillas marcadas y haz clic en "Guardar".

Más sobre Usuarios.