Liens d'accès aux conversations
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Un lien d'accès permet à une personne extérieure à votre entreprise, comme un coursier ou un fournisseur, d'ouvrir UNE conversation précise dans son navigateur. Elle peut la lire et y répondre si vous l'y autorisez. Elle ne se connecte jamais à votre espace et n'a aucun accès à vos autres discussions.
- Ouvrez le menu de la conversation (clic droit sur la conversation, ou via son menu interne) et choisissez « Créer un lien d'accès ». Vous pouvez aussi ouvrir « Liens d'accès » dans la barre latérale gauche (sur mobile, depuis le menu principal) et cliquer sur « Nouveau lien ».
- Remplissez le formulaire :
- « Envoi à (qui reçoit ce lien) » : un mémo pour vous afin de savoir à qui il est destiné. La personne ne le verra jamais.
- « Le nom qu'ils verront pour votre contact » : ce que le partenaire verra à la place du vrai nom du client. Laissez vide pour afficher le vrai nom.
- « Depuis le numéro » : affiché uniquement si vous avez le choix entre plusieurs numéros.
- « Expiration (facultatif) »
- « Mot de passe (6 chiffres, facultatif) » : laissez vide et SyBox en générera un pour vous.
- « Historique lisible » : « Tout l'historique » ou « À partir de maintenant ».
- « permissions » : ce que le partenaire a le droit de faire. Vous pouvez cocher « Lire les messages internes », « Envoyer au contact », « Envoyer en interne », « Envoyer des médias », « Supprimer les messages du contact », « Supprimer les messages internes » et « Réagir », ou utiliser les raccourcis « Tout sauf la suppression » et « Toutes les permissions ». La lecture des messages du client est toujours incluse.
- « Notes » (facultatif)
- Cliquez sur « Créer le lien ».
- Copiez le lien d'accès et le mot de passe, puis transmettez-les au partenaire. Le mot de passe ne s'affichera plus ensuite, veillez donc à le copier tout de suite.
- Ouvrez « Liens d'accès ».
- Retrouvez le lien et cliquez sur « Copier le lien ». Le mot de passe n'étant pas visible dans la liste, conservez bien celui que vous aviez noté lors de la création.
- Dans « Liens d'accès », cliquez sur « Connectés » sur la ligne du lien. Chaque appareil l'ayant ouvert est listé avec sa localisation et sa dernière activité.
- Cliquez sur « Se déconnecter » à côté d'un appareil pour déconnecter uniquement celui-ci. Le lien continue de fonctionner pour les autres.
- Dans « Liens d'accès », cliquez sur « Désactiver » pour couper le lien. Cliquez sur « Activer » pour le réactiver.
- Cliquez sur la corbeille pour supprimer définitivement le lien, puis confirmez.
Ce que voit le partenaire
1. Lorsqu'il ouvre le lien, il est invité à faire « Entrez le mot de passe ». Il saisit le code à 6 chiffres et clique sur « Déverrouiller ».
2. Il accède alors uniquement à cette conversation. Le client s'affiche sous le nom que vous avez choisi. Le numéro et le profil du client ne sont pas visibles, et il n'y a ni liste de discussions ni menu.
3. Il voit l'historique autorisé et ne peut effectuer que les actions que vous avez cochées. Si vous n'avez accordé aucun droit d'envoi, aucune zone de saisie ne s'affiche.
4. Si le lien est désactivé, un message lui indique que le lien a été coupé. Un lien expiré cesse immédiatement de fonctionner.
Qui a besoin de quelle autorisation (définie sur l'écran Utilisateurs)
- « Voir les liens de conversation » permet à un utilisateur de voir la liste « Liens d'accès ».
- « Gérer les liens de conversation » permet de créer, désactiver, activer et supprimer des liens, ainsi que de déconnecter des appareils.
Comment modifier le mot de passe d'un lien ?
Il est impossible de modifier le mot de passe d'un lien existant. Créez un nouveau lien avec un nouveau mot de passe, puis désactivez ou supprimez l'ancien.
Je ne vois pas « Créer un lien d'accès » sur une conversation.
Vous devez avoir la permission « Gérer les liens de conversation ». Les liens d'accès ne peuvent pas être créés pour les e-mails, les discussions entre collègues ou le salon d'équipe.
Le partenaire peut-il voir mes autres conversations ou le numéro du client ?
Non. Il n'a accès qu'à une seule conversation, et le numéro du client ne lui est jamais dévoilé.
Le partenaire a perdu le mot de passe.
Le mot de passe ne peut plus être réaffiché. Créez simplement un nouveau lien pour lui et désactivez le précédent.