So legen Sie eine Höchstzahl an Unterhaltungen für einen Benutzer fest

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In SyBox erfolgt dies unter Einstellungen > Team und Kunden > Benutzer. Eine Höchstzahl ist ein Ziel: Jeder Benutzer kann eine festgelegte Anzahl von Unterhaltungen beantworten und erhält erst dann mehr, wenn eine Führungskraft die Höchstzahl erhöht. Wenn Sie den Benutzer hinzufügen, tragen Sie die Zahl unter „Anfängliche Höchstzahl“ ein („Leer lassen für keine Höchstzahl. Die erste Antwort in jedem Gespräch zählt als eines.“). Um zu sehen, wie weit der Benutzer ist, öffnen Sie ihn mit…

  • Eine Höchstzahl ist ein Ziel: Jeder Benutzer kann eine festgelegte Anzahl von Unterhaltungen beantworten und erhält erst dann mehr, wenn eine Führungskraft die Höchstzahl erhöht.
  • Wenn Sie den Benutzer hinzufügen, tragen Sie die Zahl unter „Anfängliche Höchstzahl“ ein („Leer lassen für keine Höchstzahl. Die erste Antwort in jedem Gespräch zählt als eines.“).
  • Um zu sehen, wie weit der Benutzer ist, öffnen Sie ihn mit „Bearbeiten“: Dort stehen „Verbrauchte Gespräche:“ und „Übrig:“.
  • Um ihm mehr zu geben, klicken Sie auf „Höchstzahl erhöhen“. Eine kleine Karte fragt „Wie viele Gespräche hinzufügen?“. Geben Sie die Zahl ein und bestätigen Sie. Unter „Änderungen der Höchstzahl“ sehen Sie, wer die Höchstzahl erhöht hat, um wie viel und wann.

So wird gezählt:

- Die erste Antwort des Benutzers in einer Unterhaltung zählt als eine. Seine weiteren Antworten in derselben Unterhaltung und Unterhaltungen, in denen er bereits geschrieben hatte, zählen nicht. Interne Notizen, Reaktionen und Chats mit Kollegen zählen nie.

- Gezählt wird auf allen Kanälen, auch bei „Mit KI antworten“, bei Weiterleitungen und bei geplanten Nachrichten, die dieser Benutzer sendet.

- „Fertig" und „Mir zuweisen" zählen wie eine Antwort: kostenlos in einer Unterhaltung, in der der Benutzer bereits geschrieben hat (oder die schon gezählt wurde), in jeder anderen eine von seiner Höchstzahl – auch wenn er dem Kunden nie schreibt. Das gilt auch für „Fertig" und „Mir zuweisen" bei mehreren Unterhaltungen auf einmal über „Auswählen".

- Hat der Benutzer seine Höchstzahl erreicht, kann er Unterhaltungen, in denen er bereits geschrieben hat, weiterhin beantworten, abschließen und übernehmen. In einer für ihn neuen Unterhaltung wird das Nachrichtenfeld durch „Sie haben Ihre Höchstzahl an Gesprächen erreicht. Bitten Sie Ihre Führungskraft, sie zu erhöhen." ersetzt, und er kann sie weder als „Fertig" markieren noch zuweisen – weder sich selbst noch einem Kollegen. Einen neuen Chat kann er ebenfalls nicht beginnen. Eine Zuweisung aufheben ist weiterhin möglich.

- Ein Benutzer mit einer Höchstzahl kann keine Rundsendungen starten.

- Der Admin des Arbeitsbereichs hat keine Höchstzahl. Er wird benachrichtigt, wenn ein Benutzer seine Höchstzahl fast erreicht hat und wenn er sie erreicht.

- Nur eine Führungskraft kann eine Höchstzahl erhöhen, aber nie die eigene und nie die des Admins.

- „Benutzer ohne festgelegte Höchstzahl sperren“ unter Einstellungen > Arbeitsbereich > Funktionen behandelt einen Benutzer ohne Höchstzahl so, als läge sie bei 0. Dann braucht jeder eine Höchstzahl, um auf neue Unterhaltungen antworten zu können.

Fragen

Wie lege ich einen neuen Agenten an?

Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer und klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“. Namen und ein Passwort mit mindestens 4 Zeichen eingeben, Berechtigungen anhaken und auf „Speichern“ klicken. Das Teammitglied meldet sich mit diesen Daten an.

Wie beschränke ich einen Benutzer auf eine Abteilung?

Bearbeiten Sie den Benutzer. Klicken Sie unter „Zugriffsbereich“ neben „Abteilungen“ auf „Nur“, haken Sie die Abteilung an und klicken Sie auf „Speichern“. Soll er Kunden auch nur dieser Abteilung zuweisen dürfen, stellen Sie „Abteilungen, die er zuweisen darf“ genauso ein.

Wie verhindere ich, dass ein Agent die Telefonnummern von Kunden sieht?

Bearbeiten Sie den Benutzer, entfernen Sie den Haken bei „Kontaktnummer anzeigen“ im Posteingang-Bereich und klicken Sie auf „Speichern“.

Wie stelle ich ein, dass ein Agent nur seine eigenen Unterhaltungen sieht?

Bearbeiten Sie den Benutzer. Entfernen Sie den Haken bei „Anderen zugewiesene Unterhaltungen sehen“ sowie bei Bedarf auch bei „Nicht zugewiesene Unterhaltungen sehen“. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wie begrenze ich einen Agenten auf eine einzige WhatsApp-Nummer?

Bearbeiten Sie den Benutzer. Stellen Sie unter „Zugriffsbereich“ das Feld „Kanäle (lesen)“ auf „Nur“ und wählen Sie die Nummer aus. Setzen Sie „Kanäle (senden)“ auf dieselbe Weise, wenn er auch nur darüber senden darf. Klicken Sie auf „Speichern“.

Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen. Löschen oder deaktivieren?

Deaktivieren Sie ihn, falls Sie den Zugriff später noch einmal benötigen. Er wird sofort abgemeldet und kann sich nicht einloggen. Löschen Sie ihn, wenn er dauerhaft ausscheidet. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Ich habe Berechtigungen geändert, aber der Benutzer sieht keinen Unterschied.

Die geöffnete Ansicht aktualisiert sich bei Berechtigungsänderungen von selbst. War die Person offline, greifen die Änderungen beim nächsten Start von SyBox.

Ich finde den Hauptadministrator nicht in der Liste.

Nur der Hauptadministrator kann die eigene Karte sehen und bearbeiten. Für andere Administratoren ist sie ausgeblendet.

Warum kann ich mein eigenes Konto nicht löschen oder deaktivieren?

Das verhindert, dass Sie sich selbst aussperren. Wenden Sie sich an einen anderen Benutzer mit der Berechtigung „Benutzer verwalten“.

Kann ich die Berechtigungen eines Benutzers auf einen anderen übertragen?

Ja. Wählen Sie beim Bearbeiten des Benutzers die Option „Berechtigungen kopieren von“, prüfen Sie die Haken und klicken Sie auf „Speichern“.

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