Kundenprobleme erfassen („Zu lösende Probleme“)

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In SyBox erfolgt dies unter Einstellungen > KI und Automatisierung > KI-Agenten. Meldet ein Kunde ein Problem mit einem bereits gekauften Produkt oder Service (z. B. einen Defekt oder eine Reparaturanfrage), notiert der KI-Agent dies und sendet Ihnen eine E-Mail samt Link zur Unterhaltung. Dies funktioniert wie „Anfragen zu nicht vorhandenen Angeboten“ mit eigenem Schalter, eigenen Adressen, Absendern und Zeitpunkten. Öffnen Sie im Bereich KI-Agenten den Reiter „Einstellungen“. Wählen Sie unter…

  • Meldet ein Kunde ein Problem mit einem bereits gekauften Produkt oder Service (z. B. einen Defekt oder eine Reparaturanfrage), notiert der KI-Agent dies und sendet Ihnen eine E-Mail samt Link zur Unterhaltung. Dies funktioniert wie „Anfragen zu nicht vorhandenen Angeboten“ mit eigenem Schalter, eigenen Adressen, Absendern und Zeitpunkten.
  • Öffnen Sie im Bereich KI-Agenten den Reiter „Einstellungen“.
  • Wählen Sie unter „Was notiert werden soll“ den Eintrag „Zu lösende Probleme“.
  • Aktivieren Sie „Diese Probleme notieren und mir per E-Mail senden“.
  • Füllen Sie „Senden an“, „Senden von“ und „Wann“ („Jedes Problem, sobald es auftritt“ oder täglich zu einer festen Zeit) wie bei den Anfragen aus.
  • Klicken Sie auf Speichern. „Test senden“ verschickt ein Beispielproblem.

Im Testfeld des Agenten erscheint bei einer Probeantwort: „In einer echten Unterhaltung würde dies als vom Kunden gemeldetes Problem notiert werden: …“.

Fragen

Welche KI-Anbieter kann ich nutzen?

Die Liste „Typ“ unter „Neuer KI-Agent“ zeigt die Anbieter: Gemini, ChatGPT, Claude und DeepSeek. Sie benötigen einen eigenen API-Schlüssel des jeweiligen Anbieters.

Wer zahlt für die KI-Nutzung?

Sie selbst, direkt an Ihren Anbieter über Ihren eigenen API-Schlüssel. SyBox zeigt den Token-Verbrauch auf der Karte des Agenten und in der Verbrauchstabelle an, nennt jedoch keine Preise.

Ich habe einen Agenten erstellt, aber er antwortet Kunden nicht. Warum?

Ein Agent antwortet nur über eine Automatisierung. Gehen Sie zu Einstellungen > KI und Automatisierung > Automatisierungen und erstellen Sie eine Regel mit der Aktion „Mit KI antworten“, die Ihren Agenten nutzt. Stellen Sie sicher, dass der Status auf „An“ steht und der Schalter „Automatisierungen laufen“ oben aktiviert ist. Prüfen Sie außerdem:

  • ob für den Chat nicht „KI-Antworten anhalten“ gewählt wurde
  • ob der Chat nicht blockiert, als Spam markiert oder archiviert ist (ein temporäres Archiv stoppt ihn nicht)
  • ob noch niemand aus dem Team geantwortet hat (der Agent pausiert, bis die Unterhaltung als Erledigt markiert wird, die Stunden unter „Erneut antworten nach“ vergangen sind oder jemand unter dem Kontaktnamen auf „An KI übergeben“ klickt).
Kann der Agent Rückrufe, Rabatte oder Liefertermine zusichern?

Nicht von sich aus. Der Agent verspricht Kunden im Namen Ihres Teams nichts, es sei denn, Sie haben es ihm in den Anweisungen ausdrücklich erlaubt.

Ich erhalte die Meldung „[Anbieter] hat den Schlüssel abgelehnt: …“.

Der Anbieter hat den Schlüssel nicht akzeptiert. Prüfen Sie, ob Sie den Schlüssel vollständig kopiert haben, ob er aktiv ist und ob Abrechnung oder Kontingente im Anbieter-Konto eingerichtet sind. Versuchen Sie es dann erneut.

Ich erhalte die Meldung „Dieser [Anbieter]-Schlüssel bietet keines der Modelle, die dieser Agent nutzen kann.“.

Ihr Schlüssel hat keinen Zugriff auf die von SyBox unterstützten Modelle. Prüfen Sie Tarif und Berechtigungen in Ihrem Anbieter-Konto oder verwenden Sie einen anderen Schlüssel.

Auf der Karte steht „Letzter Fehler“. Was muss ich tun?

Das ist die letzte Fehlermeldung des Anbieters, z. B. wegen eines abgelaufenen Schlüssels oder eines aufgebrauchten Kontingents. Beheben Sie das Problem in Ihrem Anbieter-Konto oder klicken Sie auf Bearbeiten und tragen Sie einen neuen Schlüssel ein.

Kann ich unterschiedliche Agenten für verschiedene Nummern oder Kanäle nutzen?

Ja. Erstellen Sie für jeden Zweck einen eigenen Agenten. Legen Sie dann pro Agent eine Automatisierung mit der Bedingung „Kanal“ an, um die passenden Nummern oder Seiten zuzuweisen.

Werden neue Dateien beim Upload an vorhandene Daten angehängt?

Nein. Jeder Datei-Upload und jedes Einfügen von Text ersetzt die gesamte Wissensdatenbank des Agenten. Fassen Sie alle Unterlagen für diesen Agenten in einem Upload zusammen.

Der Agent hat unpassend oder falsch geantwortet. Wie korrigiere ich das?

Passen Sie die Daten in der Wissensdatenbank an oder ergänzen Sie eine Regel unter „Ihre Anweisungen“. Prüfen Sie das Ergebnis anschließend über „Frage testen“.

Kann der Agent Chats zuweisen oder Beschriftungen vergeben?

Ja, über Ihre Anweisungen. Nutzen Sie die Nummern, die unter „Ihre Anweisungen“ aufgeführt sind, z. B. „weise es Benutzer 3 zu“ oder „Beschriftung 1 hinzufügen“.

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