Balasan cepat

Diperbarui

Lokasi: Pengaturan > Tim dan pelanggan > Balasan cepat

Kegunaan:

Balasan cepat adalah pesan tersimpan yang dikirim tim Anda dengan /pintasan. Dalam percakapan, agen mengetik "/" di kotak pesan dan memilih balasan. Balasan cepat juga dapat menjadwalkan tindak lanjut: pengingat untuk Anda, atau pesan yang dikirim secara otomatis nanti.

Siapa yang dapat membukanya:

Pengguna yang memiliki izin "Kelola balasan cepat".

Apa yang Anda lihat di daftar:

Setiap balasan menampilkan judulnya (atau pintasannya), pintasannya, awal pesan, dan tag "Ingatkan saya" atau "Kirim otomatis" jika memiliki tindak lanjut.

Cara menambahkan balasan cepat

  1. Buka Pengaturan > Balasan cepat.
    Settings, Quick replies: ready answers with their shortcuts, and the "New quick reply" button
  2. Klik "Balasan cepat baru".
    The new quick reply window: its shortcut first, then its title, text and an optional follow-up reminder
  3. Ketik "Pintasan", misalnya "jam" atau "/jam". Anda dapat mengetik "/" atau tidak menggunakannya.
  4. Opsional: ketik "Judul" agar balasan mudah dikenali dalam daftar.
  5. Ketik "Pesan". Anda dapat menggunakan kata-kata ini, dan kata-kata tersebut akan terisi saat balasan digunakan:
    • {name} menjadi nama pelanggan
    • {agent} menjadi nama agen yang mengirimnya
    • {company} menjadi nama bisnis Anda
  6. Pilih "Tindak lanjut":
    • "Tidak ada": tanpa tindak lanjut.
    • "Ingatkan saya": SyBox mengingatkan agen setelah jumlah jam yang Anda atur.
    • "Kirim otomatis": SyBox mengirim pesan ke pelanggan secara otomatis setelah jumlah jam yang Anda atur.
  7. Jika Anda memilih "Ingatkan saya" atau "Kirim otomatis", masukkan "Jam setelah pengiriman" (dari 1 hingga 8760, yaitu satu tahun).
  8. Jika Anda memilih "Kirim otomatis", ketik "Pesan" yang akan dikirim. Anda juga dapat melampirkan file dengan tombol klip kertas, dan menghapusnya dengan tanda X. Jika file tersebut berupa file audio, kotak pesan disembunyikan karena audio tidak dapat memuat teks.
  9. Klik "Simpan".

Tindak lanjut dimulai hanya ketika balasan cepat benar-benar dikirim dalam percakapan. Memilihnya lalu tidak mengirimkannya tidak akan menjadwalkan apa pun.

Aturan dan pesan yang mungkin Anda lihat:

  • "Data tidak lengkap" berarti salah satu dari kondisi berikut:
    • Pintasan atau Pesan kosong
    • Jam tidak di antara 1 dan 8760
    • Kirim otomatis tidak memiliki pesan maupun file

Cara mengedit balasan cepat

  1. Klik pena (Edit) pada balasan.
    To edit a quick reply: "Edit" marked on the screen in SyBox
  2. Buat perubahan Anda dan klik "Simpan".

Cara menghapus balasan cepat

  1. Klik tempat sampah (Hapus) pada balasan.
    To delete a quick reply: "Delete" marked on the screen in SyBox
  2. Konfirmasi "Hapus balasan cepat ini?".
Bagaimana cara menggunakan balasan cepat dalam percakapan?

Di kotak pesan, ketik "/" dan pintasannya, atau cukup ketik "/" untuk melihat daftar, lalu pilih balasannya.

Agen mengetik "/" tetapi tidak melihat balasan cepat.

Mereka memerlukan izin "Lihat balasan cepat". Periksa juga cakupan akses "Balasan cepat" di pengaturan pengguna mereka. Cakupan tersebut mungkin membatasi mereka ke beberapa balasan atau tidak sama sekali.

Bisakah beberapa balasan cepat hanya digunakan oleh pengguna tertentu?

Ya. Di Pengaturan > Pengguna, edit pengguna dan atur cakupan akses "Balasan cepat" ke "Hanya" atau "Kecuali", lalu centang balasannya.

Bagaimana cara mengirim pesan ke pelanggan secara otomatis sehari kemudian?

Buat balasan cepat dengan Tindak lanjut diatur ke "Kirim otomatis", "Jam setelah pengiriman" diatur ke 24, dan pesan yang akan dikirim. Saat agen mengirim balasan cepat ini, tindak lanjut dikirim 24 jam kemudian.