Comment transformer une discussion en dossier

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Dans SyBox, cela se fait dans Boîte de réception > Dossiers CRM. 1) Ouvrez la conversation et cliquez sur l'onglet « Réclamations » situé à côté. Vous pouvez aussi choisir « CRM » dans le menu de la conversation. 2) Si SyBox trouve le client, vous voyez ses dossiers. Si le numéro est rattaché à plusieurs clients, commencez par en choisir un. 3) Si vous voyez « Aucun client n'est enregistré avec ce numéro », cliquez sur « Ajouter customer », renseignez les informations du client…

  1. Ouvrez la conversation et cliquez sur l'onglet « Réclamations » situé à côté. Vous pouvez aussi choisir « CRM » dans le menu de la conversation.
    A conversation with its "Complaints" tab open beside it: the customer's cases
  2. Si SyBox trouve le client, vous voyez ses dossiers. Si le numéro est rattaché à plusieurs clients, commencez par en choisir un.
  3. Si vous voyez « Aucun client n'est enregistré avec ce numéro », cliquez sur « Ajouter customer », renseignez les informations du client et enregistrez. (Ce bouton est absent si votre liste de clients provient d'un autre outil.)
  4. Sous « Que souhaitez-vous ajouter ? », cliquez sur le type de dossier voulu, par exemple « Réclamations » ou « Suivis ».
  5. Remplissez le formulaire :
    • Objet (obligatoire)
    • Département (obligatoire)
    • Date d'échéance (facultatif)
    • Description (facultatif)
    • Le client est déjà prérempli.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ». Le nouveau dossier s'ouvre sans que vous ayez à quitter la discussion.

Questions

Je ne vois ni l'icône CRM ni l'onglet Réclamations.

Votre compte doit posséder la permission « CRM » et au moins l'une des permissions « Réclamations », « Suivis », « Discussions » ou « Fiches ». Demandez à l'administrateur de votre espace.

Je ne vois que l'onglet Suivis. Où sont passées les réclamations ?

Vous ne voyez que les types de dossiers que votre compte a l'autorisation d'utiliser. Demandez à votre administrateur de cocher « Réclamations » pour vous.

Lors de l'enregistrement d'un nouveau dossier, il est indiqué que le département est manquant.

Chaque dossier doit être rattaché à un département. Choisissez-en un dans le champ Département et enregistrez à nouveau.

Puis-je définir un responsable ou une priorité sur un dossier ?

Non, un dossier ne comporte pas de champ responsable ni priorité. Pour indiquer que vous le prenez en charge, utilisez « Commencer le traitement ». Pour avertir vos collègues, utilisez l'option Suivre ou mentionnez-les avec un @.

Le bouton « Ajouter customer » est introuvable.

Votre espace synchronise sa liste de clients depuis un autre outil, les clients ne peuvent donc pas être ajoutés dans SyBox.

Pourquoi ne puis-je pas modifier ma note ?

Une note ne peut être modifiée que tant qu'aucun collègue ne l'a lue. Ensuite, il vous faudra ajouter une nouvelle note.

Le filtre « Résolu » n'affiche-t-il que les dossiers résolus ?

Ce filtre rassemble tous les dossiers fermés : Résolu, Non résolu et Annulé.

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