So führen Sie eine Automatisierung von Hand aus

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In SyBox erfolgt dies unter Einstellungen > KI und Automatisierung > Automatisierungen.

  1. Erstellen Sie eine Automatisierung, bei der „Startet, wenn“ auf „Ein Teammitglied führt sie aus einer Unterhaltung aus“ steht, stellen Sie sie auf An (oder Test) und speichern Sie.
  2. Öffnen Sie im Posteingang das Menü einer Unterhaltung (Rechtsklick darauf oder über die drei Punkte) und wählen Sie „Automatisierung ausführen“. Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn mindestens eine solche Automatisierung existiert.
  3. Klicken Sie auf den Namen der Automatisierung. Sie wird sofort für diese Unterhaltung ausgeführt, sofern die Unterhaltung ihre Bedingungen erfüllt.
  4. Eine Meldung zeigt das Ergebnis: „Die Automatisierung wurde ausgeführt.“, „Die Automatisierung ist im Testmodus: Ihr Ausführungsprotokoll zeigt, was sie getan hätte.“, „Diese Unterhaltung erfüllt die Bedingungen der Automatisierung nicht.“ oder „Die Automatisierung konnte nicht ausführen, wofür sie eingerichtet wurde. Im Ausführungsprotokoll steht der Grund.“

In einem Chat mit einem Kollegen oder über einen Zugriffslink steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Die ausführende Person benötigt die Berechtigungen, die für die enthaltenen Aktionen erforderlich sind (Senden über die Nummer der Unterhaltung, Vorlagen senden, Kontakte bearbeiten, Zuweisen an die betreffende Abteilung oder Person, Labels, CRM, Notizen). Zudem zählt eine Automatisierung, die dem Kunden antwortet oder die Unterhaltung als erledigt markiert, genau wie eine eigene Antwort gegen das Antwortlimit dieser Person. Wenn die Automatisierung anschließend nichts tut (weil die Unterhaltung die Bedingungen nicht erfüllt oder ein Fehler auftritt), wird die Unterhaltung dem Limit wieder gutgeschrieben.

Fragen

Meine Automatisierung wird nie ausgeführt.

Prüfen Sie Folgendes:

  • Ist „Automatisierungen laufen“ oben eingeschaltet?
  • Steht der Status der Automatisierung auf „An“ (nicht auf „Test“ oder „Aus“)?
  • Verhindert eine weiter oben stehende Automatisierung mit aktivem „Anhalten, wenn diese zutrifft“ das Ausführen nachfolgender Regeln?
  • Greift eventuell das „Häufigkeitslimit“?

Prüfen Sie anschließend das „Ausführungsprotokoll“, um Details nachzuvollziehen.

Wie lasse ich die KI nur auf einer bestimmten WhatsApp-Nummer antworten?

Erstellen Sie eine Automatisierung mit der Bedingung „Kanal“ auf „Nur“ mit Häkchen bei dieser Nummer und weisen Sie die Aktion „Mit KI antworten“ mit Ihrem Agenten zu.

Wie richte ich eine automatische Antwort außerhalb der Geschäftszeiten ein?

Fügen Sie die Bedingung „Geschäftszeiten“ auf „ist NICHT“ ein, wählen Sie Land, Zeiten und Tage und ergänzen Sie die Aktion „Nachricht senden“. Aktivieren Sie „Häufigkeitslimit“, damit Kunden die Nachricht nicht mehrfach erhalten.

Wie kann ich eine Automatisierung gefahrlos testen?

Stellen Sie ihren Status auf „Test“. So wird im Ausführungsprotokoll festgehalten, was die Regel getan hätte, ohne Nachrichten zu senden oder Änderungen vorzunehmen.

Spielt die Reihenfolge der Automatisierungen eine Rolle?

Ja. Sie werden streng von oben nach unten abgearbeitet. Hat eine Regel „Anhalten, wenn diese zutrifft“ aktiviert, stoppt sie alle darunterliegenden Regeln. Ändern Sie die Reihenfolge einfach per Drag-and-Drop.

Kann ich neue Anfragen automatisch im Team aufteilen?

Ja. Nutzen Sie dazu die Aktion „Reihum zuweisen“ und haken Sie alle Teammitglieder an, die abwechselnd neue Unterhaltungen erhalten sollen.

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